Belgelendirme bir kişinin veya bir şeyin belirli özel şartlara göre bağımsız taraflarca yetkinliğinin ifade edilmesidir. Belgelendirme genel olarak Ürün, Yönetim Sistemi ve Personel belgelendirme olarak üç sınıfta toplanır. Ürün belgelendirme bir ürünün belirtilen standartlara ve diğer hüküm ifade eden dokümanlara uygun olduğu güvencesinin bir üçüncü tarafça sağlanmasının bir yoludur. Ürün  belgelendirme kuruluşu akreditasyonu, kuruluşun TS EN ISO/IEC 17065 standardı, IAF zorunlu dokümanları ve uygulanabilir rehber dokümanların şartlarına uygun bir sisteme sahip olup olmadığına karar vermektir.

Ülkemizde ve dünyada ürün belgelendirme kuruluşu akreditasyonu en az sayıda olmasına rağmen kapsam yelpazesi en geniş faaliyet alanıdır. Ürün belgelendirmesi çeşitli şekillerde kullanılır. Örneğin, hükümetler iletişim, gıda ve ilaç gibi hususlarda belgelendirme şartı getirebilir; mahalli devlet idareleri elektrik tesisatı ve inşaat ürünlerinin bina inşaatında kullanılmak için uygun olup olmadığı gibi teknik konularda ürünlerin belgelendirmesine güvenirler; imalatçılar tedarikçilerin temin ettiği mallar için belgelendirme isteyebilir. Ürün Belgelendirmesi yapan bir kuruluş akredite olabilmesi için gerçekleştirdiği faaliyetlerinden; deney için, ISO/IEC 17025’in, muayene için ISO/IEC 17020’nin ve yönetim sistemi tetkiki için ISO/IEC 17021’in uygulanabilir şartlarını karşılamalıdır. Bilinçli bir ürün belgelendirme kuruluşu seçiminde akreditasyon, kanıtlanmış ve yetkin bir değerlendirici vasıta olarak tanımlanabilir. Ürün belgelendirme kuruluşu akreditasyonu müşteriye, uluslararasıakreditasyon standardı gerekliliklerini başarılı şekilde karşıladığını göstermektedir.

Akredite Ürün belgelendirme kuruluşları için standart gereği tarafsızlığına yönelik riskleri belirlemek ve tarafsızlığını sürdürmek zorunluluğu bulunduğundan yapılan belgelendirmenin güvenirliliği teyit edilmiş olur.TÜRKAK’tan akredite ürün belgelendirme kuruluşları müşterilerinin ihtiyaçlarına en uygun hizmeti sağlamaktadır. Ayrıca akredite ürün belgelendirme kuruluşlarının faaliyetleri sertifika üzerinde yer alan TÜRKAK logosu ile ulusal ve uluslararası geçerlilik kazanmaktadır.

Akredite ürün belgelendirme kuruluşunun tercih edilmesinin sebepleri bunlarla sınırlı olmamakla birlikte en önemlileri aşağıdaki şekilde sıralanabilir:

• Akredite sertifikalı ürün tercih ederek tedarikten kaynaklanabilecek riskler ortadan kaldırılmış ve ihtiyaçlarınızın tam karşılığı Ürün Belgelendirme Programı Tüm ürün belgelendirme faaliyetlerinin bir belgelendirme programına istinaden yürütülmesi gerekmektedir. Belgelendirme kuruluşu, kendi belgelendirme faaliyetlerini kapsayan bir veya daha fazla belgelendirme programı/programları işletmelidir. Ürün belgelendirme programı belirtilmiş olan aynı şartların, özel kuralların ve prosedürlerin geçerli olduğu, özel ürünlerle ilgili ürün belgelendirme sistemidir. Ürün belgelendirme programları bazı fonksiyonel yaklaşımları içermelidir. Bu fonksiyonlar:

1. Seçim (Numune alma): Planlama ve hazırlık faaliyetleri
2. Belirleme: Uygunluk Değerlendirme Faaliyetleri ile ürünün belirtilen şartları karşılama durumunun kontrolü
3. Gözden Geçirme: Seçilen ve belirlenen faaliyetlerin uygunluğunun, yeterliliğinin ve etkinliğinin doğrulanması
4. Karar: Sertifika kararı alınması
5. Doğruluk Beyanı: Sertifikanın basılması

Ürün belgelendirme programlarının geliştirilmesinden ve sürdürülmesinden sorumlu belirli program sahipleri vardır. Belgelendirme programı sahibi belgelendirme kuruluşunun kendisi, bir kamu otoritesi, ticari birlik, belgelendirme kuruluşlarının oluşturduğu bir grup vb. olabilir.

Ayrıca, ürün belgelendirme programlarının oluşturulması ve geliştirilmesi ile ilgili genel rehberlik TS ISO/IEC 17067 de verilmektedir. ISO/IEC TR 17026:2015 teknik dokümanı ise TS ISO/IEC 17067 standardında tarif edilene uygun ürün belgelendirme programı örneği sağlar. Bu bağlamda oluşturulan yeni bir ürün belgelendirme programına göre yapılan ürün belgelendirme faaliyetinin akreditasyon başvurusunun kabul edilebilmesi için, ilgili programın şartlarının TS EN ISO/IEC 17065 standardının herhangi bir maddesi ile çelişmediği gibi, herhangi bir maddesini hariç tutmaması gerekmektedir. Ayrıca böyle bir akreditasyon başvurusunun kabulu için diğer bir ön şart, ilgili belgelendirme programına göre ürün belgelendirme faaliyetleri gerçekleştirilmiş ve önemli ölçüde piyasa desteğinin sağlanmış olmasıdr.

Ürün belgelendirme kuruluşları, kendi oluşturdukları ve ilgili taraflar tarafından onaylanan belgelendirme programlarına istinaden belgelendirme faaliyetleri yürütebildikleri gibi, ulusal veya uluslararası yetkili otoritelerin yürürlüğe koyduğu ve zorunlu tuttuğu Yönetmelik ve Direktiflere istinaden de belgelendirme faaliyetleri yapmaktadır. Ülkemizde ve dünyada en yaygın uygulama alanına sahip olan belgelendirme programlarından bazıları; İyi Tarım Uygulamaları Hakkında Yönetmelik, GLOBALG.A.P., 305/2011 EU Yapı Malzemeleri Yönetmeliği vb…Ancak, ulusal veya uluslararası yetkili otoritelerin yürürlüğe koyduğu ve zorunlu tuttuğu Yönetmelik ve Direktiflere istinaden belgelendirme faaliyeti yapacak olan uygunluk değerlendirme kuruluşları (UDK’lar) Onaylanmış Kuruluş olarak yetkilendirilmiş olmalıdır.

Onaylanmış Kuruluş Olma Amaçlı Akreditasyon

Onaylanmış kuruluşlar, ürünün ilgili teknik mevzuata uygun olduğunu gösteren CE işareti ile işaretlenmesinde yetkili uygunluk değerlendirme kuruluşlarıdır. Bu kuruluşlar İlgili yasal otorite tarafından Avrupa Komisyonuna (European Commission – EC) bildirilirler. Avrupa Komisyonu tarafından atanan onaylanmış kuruluşlar NANDO veri tabanında yayınlanır. Türkiye’de onaylanmış kuruluşların görevlendirilmesi, izlenmesi ve denetlenmesinden yetkili otoriteler ilgili bakanlıklardır. İlgili bakanlıklarca onaylanmış kuruluş olarak yetkilendirilmesi uygun görülen uygunluk değerlendirme kuruluşları(UDK) Ekonomi Bakanlığı tarafından Avrupa Komisyonuna bildirilir. UDK’nın ilgili bakanlıklara onaylanmış kuruluş başvurusu sırasında sunması gereken evraklar arasında Akreditasyon Sertifikası bulunmaktadır. Türkiye’de akreditasyon sertifikası vermeye yetkili tek kurum Türk Akreditasyon Kurumu’dur. TÜRKAK bu doğrultuda onaylanmış kuruluş olma amaçlı akreditasyon başvurularını kabul etmektedir.

TS EN ISO/IEC 17065’e atıf yapan uyumlaştırılmış direktiflere göre başvuru yapan ve denetim süreçlerini başarı ile tamamlayan ürün belgelendirme kuruluşları TÜRKAK tarafından akredite edilmektedir. Benzer uygulamalar TÜRKAK’ın bazı diğer birimleri tarafından da gerçekleştirilmektedir.

Ürün Belgelendirme Kuruluşları Akreditasyon Süreci

Ürün Belgelendirme alanında akreditasyon başvuruları TÜRKAK web sitesinde, TÜRKAK Dokümantasyonda yayınlanan “F701-006 Ürün Belgelendirme Kuruluşları için Başvuru Formu”nun ve eklerinin doldurulup TÜRKAK’a  gönderilmesi ile yapılır. Başvuru uygun olarak değerlendirilip kaydedildikten sonra ürün belgelendirme kuruluşunun e-TÜRKAK Kurumsal Hizmet Portalına dokümanlarını yüklemesi sağlanır. Yüklenen dokümanların tamamlanması ile talep edilen kapsama uygun denetim ekibi oluşturulur. Kuruluşun dokümantasyonu denetim ekibi tarafından yeterli bulunduğu durumda ilk akreditasyon denetimi gerçekleştirilir. Denetim sonucunda varsa uygunsuzluklar belirlenir ve denetim ekibince kuruluşa bildirilir. Kuruluşun uygunsuzluklarını başarılı bir şekilde kapatması durumunda denetim ekibinin önerisi ve TÜRKAK Karar Kurulunun kararı ile ürün belgelendirme kuruluşu akredite edilir. Bir akreditasyon çevrimi dört yıldır. Akreditasyon kararının alınmasından sonra her yıl birer tane olmak üzere 3 gözetim denetimi yapılır. Dördüncü yılda ürün belgelendirme kuruluşu akreditasyonunu devam ettirmek istiyorsa akreditasyon süresinin bitimine 6 ay kala başvuru formu ile bunu TÜRKAK’a bildirir ve TÜRKAK tarafından yenileme denetimi gerçekleştirilir. Ürün Belgelendirme kuruluşları için akreditasyon sürecinin detaylarına“R10.04 Uygunluk Değerlendirme Kuruluşlarının Akreditasyonu Rehberi” ve “R50-04 Ürün Belgelendirme Kuruluşlarının Akreditasyonu İçin Rehber” dokümanlarından ulaşılabilmektedir.